Privacy policy

Munich Reimbursements is an internal app of the Church in Munich. Members use it to ask for money they spent for the church to be paid back. Only people whose email address an Approver has put on the list can sign in.

What we store

  • Your name and email address, which Google gives us when you sign in with Google. We ask Google for nothing else.
  • Your IBAN and account holder name, if you enter them on your profile, so an Approver can pay you.
  • Your Requests: amount, purchase date, purpose, category, and every approval, rejection, cancellation, and payment with who made it and when.
  • Your Receipts. These are stored only in the church's Google Drive Shared Drive, together with a text summary of the Request. The app itself keeps no copies.
  • For each sign-in session: the IP address and browser name, to keep you signed in securely.

Who can see it

  • You see your own Requests and Receipts.
  • Approvers (a few people chosen by the church) see all Requests, Receipts, and IBANs, so they can approve and pay them.
  • Managers of the church's Google Shared Drive can see the Receipts stored there.
  • Nothing is made public, sold, or used for advertising.

Service providers

Google (sign-in and Drive), Amazon Web Services (sending notification emails), and Hetzner (hosting the app) process this data on the church's behalf.

How long we keep it, and deletion

Requests and Receipts are kept as the church's financial records. To see, correct, or delete your data, or to be taken off the list, email reimburse@gemeindemuenchen.de. We delete what we are not required to keep for the church's accounts.

Datenschutzerklärung

Munich Reimbursements ist eine interne Anwendung der Gemeinde in München. Mitglieder beantragen damit die Erstattung von Ausgaben, die sie für die Gemeinde getätigt haben. Anmelden kann sich nur, wessen E-Mail-Adresse ein Approver auf die Liste gesetzt hat.

Welche Daten wir speichern

  • Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, die Google bei der Anmeldung mit Google übermittelt. Weitere Daten fragen wir bei Google nicht ab.
  • Ihre IBAN und den Namen des Kontoinhabers, falls Sie diese in Ihrem Profil eintragen, damit ein Approver Ihnen das Geld überweisen kann.
  • Ihre Anträge (Requests): Betrag, Kaufdatum, Zweck, Kategorie sowie jede Genehmigung, Ablehnung, Stornierung und Zahlung mit Person und Zeitpunkt.
  • Ihre Belege (Receipts). Diese werden ausschließlich in der geteilten Ablage (Shared Drive) der Gemeinde in Google Drive gespeichert, zusammen mit einer Textzusammenfassung des Antrags. Die Anwendung selbst behält keine Kopien.
  • Für jede Anmeldesitzung: IP-Adresse und Browserkennung, um Sie sicher angemeldet zu halten.

Wer die Daten sehen kann

  • Sie sehen Ihre eigenen Anträge und Belege.
  • Approver (einige von der Gemeinde bestimmte Personen) sehen alle Anträge, Belege und IBANs, um sie zu genehmigen und auszuzahlen.
  • Verwalter der geteilten Google-Ablage der Gemeinde können die dort gespeicherten Belege sehen.
  • Nichts wird veröffentlicht, verkauft oder für Werbung verwendet.

Dienstleister

Google (Anmeldung und Drive), Amazon Web Services (Versand der Benachrichtigungs-E-Mails) und Hetzner (Hosting der Anwendung) verarbeiten diese Daten im Auftrag der Gemeinde.

Speicherdauer und Löschung

Anträge und Belege werden als Buchhaltungsunterlagen der Gemeinde aufbewahrt. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten oder um von der Liste genommen zu werden, schreiben Sie an reimburse@gemeindemuenchen.de. Wir löschen alles, was wir nicht für die Buchhaltung der Gemeinde aufbewahren müssen.